事務職に転職を成功するために資格を取得しよう！と考えている方にむけて解説します。
記事の内容
- 事務職転職に有利な資格
- 資格がなくても必要なスキルや知識
- 事務職の仕事内容と求められる能力
事務職は多くの業界で求められる職種であり、その仕事内容は様々です。
そんな事務職に転職する際、資格があると転職を有利に進めることができます。
事務職に転職するためにおススメの資格、取得方法、そして資格がなくても事務職に就くために必要なスキルや知識についてまとめました。
どの資格が自分のキャリアに有利になるのか、またその資格をどのように取得すれば良いのかを解説します。
事務職への転職に有利な資格とその取得方法
事務職へ転職を希望する方のなかには、転職に有利になる資格取得を考えている方もしるのではないでしょうか？
資格を取得することは、職場での即戦力となるだけでなく、転職活動において履歴書や職務経歴書のアピールポイントとしても大きな役割を果たします。
どんな資格が存在しているのか
事務職向けには、様々な資格があり、それぞれが職場での特定のスキルや知識を証明します。代表的な資格には、以下のものがあります。
- マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
- 日商簿記検定
- 秘書検定
- ビジネス文書検定
以上の資格は事務職への転職活動の際、強みになります。
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
MOSは、マイクロソフトオフィス製品（Word、Excel、PowerPointなど）の高度な操作スキルを証明する資格です。
事務職では日常的にこれらのソフトウェア（Word、Excel、PowerPointなど）を使うため、MOSを持っていると文書作成やデータ分析能力があるとみなされます。
MOS試験は合格率が公表されていないため正確にはわかりませんが、Word・Excelのスペシャリストは一般レベルなので、普段からOfficeに触れて業務で利用している方なら比較的簡単に資格取得が可能といわれています。
勉強時間は受験する科目、元々のスキルレベルによっても変わってきますが、目安としては以下のとおりです。
日商簿記検定
日商簿記検定は、経理や会計に関する基本的な知識及び実務能力を証明する資格です。
日商簿記は、年間約60万人もの人が受験している人気資格です。
それだけ実践的で企業に求められているともいえます。
簿記の資格には日商簿記と全商簿記の2種類がありますが、簿記の資格といえば一般的には日商簿記を指すことが多いです。
2級では、試験範囲に工業簿記が含まれます。
商業簿記の基本的な知識を問われる３級と比べると難易度は上がります。
合格率は幅があり、おおむね20％前後です。
決して簡単に取れる資格ではありませんが、その分取得すれば自分の武器になります。
勉強期間の目安は簿記3級の保有者やすでに知識のある方なら約200時間（3ヶ月から4ヶ月）程度の学習が目安になります。
秘書検定
秘書検定は、電話や来客対応のマナー・正しい敬語の使い方など、ビジネスマナーのスキルを証明する資格です。
「秘書」を目指す人のための資格と思われがちですが、「社会人としての一般常識やマナー」が身につき、人と接するすべての仕事において実際に活かせるスキルです。
1級、準1級、2級、3級の4段階あり、準1級以上は面接試験があります。
就職面接の練習のために受験する人も多いです。
準1級の合格率はおよそ40%です。
2級合格率は50％台くらいなので、2級にくらべ難易度が上がっているといえます。
準1級以上の面接試験では、話す内容に加え、言葉遣いや立ち居振る舞いなどもチェックされるので、苦手意識のある方はとくに難しく感じるかもしれません。
勉強期間の目安は3か月から半年程度が目安となります。
学科試験は、択一式と記述式が半分ずつです。
文章を書くのが苦手な人、言葉遣いに自信がない人は長めの勉強期間を設定しましょう。
ビジネス文書検定
ビジネス文書検定はビジネスマナーに即した文章作成の能力を問う検定試験です。
企業や業界の専門知識や業界用語だけでなく、広く一般に通用するビジネス文書の基本を学ぶことができます。
分かりやすく正しい文書を書き表せることは、一般事務の仕事をするうえでも役立つでしょう。
その他の資格：貿易実務検定や医療事務などの専門資格
これらの専門資格は、特定の分野での事務職を目指す場合に有利です。
貿易実務検定は国際取引に関する知識、医療事務は医療機関での事務作業に必要な専門知識を証明します。
資格の取得方法と学習スケジュール
資格取得には大きく分けて、専門学校や研修コースへの参加、または独学での学習があります。
どちらの方法を選択するかは、個人の学習スタイルや時間、予算によります。
専門学校や研修コースへの参加
指導教員からの直接指導を受けられるため、学習効率が良く、短期間での資格取得が可能な場合が多いです。また、資格試験に特化したカリキュラムが用意されていることが一般的です。
独学
自分のペースで学習できるため、忙しい人や予算に限りがある人に適しています。
オンラインコースや参考書を利用することが多いですが、自己管理能力が求められます。
資格取得に必要な勉強時間と難易度
資格によって必要な勉強時間と難易度は異なりますが、MOSのような基本的な資格は数週間から数ヶ月、一方で、日商簿記検定のような専門的な知識や技能が求められる資格は多くの時間と努力が必要で数ヶ月から1年程度の準備期間が必要とされます。
初級レベルの資格から始めて徐々に上級レベルへと挑戦し、自身のスキルを段階的に伸ばしていくことがおすすめです。
資格がなくても事務職に転職するために必要なスキルや知識
特定の資格を持っていなくても、事務職へ転職することはできますが、業務をする上で必要になる基本的なスキルや知識があります。
最低限、PCの基本的な操作ができなければ転職後の業務で苦労することになるでしょう。
資格がなく転職を希望する場合は事前に事務職に求められる基本的なスキルについて理解しておきましょう。
資格以外で求められるスキルや知識
事務職では、専門的な資格を持っていることも重要ですが、それだけではなく、社内やチーム内での円滑なコミュニケーション、複数のタスクを同時に効率的に管理する能力、緊急時などのタスクの優先順位付け、問題解決能力など、さまざまなソフトスキルが求められます。
また、新しい技術やソフトウェアを迅速に学ぶ能力も重要です。
一般的なPCスキル
事務職では、マイクロソフトオフィス（Word、Excel、PowerPoint）などのオフィスソフトウェアを使えることが求められています。
またPCキーボードのタイピングスキルや、何かわからないことや問題があった時に自分で検索し(調べ)、解決する能力などもスムーズに業務を進めるためには必要なスキルです。
一般的な文書作成
Wordを使った文書作成では、正しい文書のフォーマットを選ぶこと、効果的なレイアウトを理解すること、文法的な間違いや誤字脱字がないことが求められます。
データ入力
基本的にデータ入力はExcelで行います。
Excelは関数を用いた複雑な計算、グラフ作成などができるとより良いでしょう。
またデータ入力の正確さは日々の業務を効率的に行うために必要不可欠となっています。
これらのスキルは、オンラインコースやセミナー、実務経験を通して習得可能です。
コミュニケーションスキル
事務職に求められる重要な能力には、コミュニケーションスキルも求められます。
その他にも来客対応や電話応対は、丁寧さが求められます。
顧客やクライアントからの問い合わせに対して、適切な情報を提供し、問題を解決する能力も事務職の中心的な役割の一つです。
基本的なビジネスマナー
ビジネスマナーとは、ビジネスをスムーズに進めるための礼儀や作法、所作などのことを言います。
具体的にはメールの正しい書き方、相手のことを考えた電話応対などです。
これらのスキルは、職場での信頼関係を築く上で非常に重要であり、業務の効率化にも関わります。
特にメールでは、わかりやすく簡潔な文章が求められます。
これらのマナーは、専門書や実際の職場経験を通じて学ぶことができます。
資格を持たず事務職に転職する場合、以上のスキルや知識をアピールするとよいでしょう。
また事務職へ就いたあとも経験しながら、必要に応じてさらに専門的なスキルや資格を取得していくことで、キャリアを積み重ねることができます。
まとめ
事務職に転職する際に有利になる資格と求められるスキルについて解説しました。
事務職転職に有利な資格は以下の通り
- マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
- 日商簿記検定
- 秘書検定
- ビジネス文書検定
また資格以外で事務職に求められるスキルや能力は以下の通りです。
- 一般的なPCスキル
- 一般的な文書作成
- データ入力
- コミュニケーションスキル
- 基本的なビジネスマナー
事務職では業種によって求められる専門知識やスキルが異なる場合があり、業務の範囲も広いです。
それぞれの業種において必要とされる能力を理解するも転職活動において重要です
